2005-11-17 13:50:48

Protokół kontroli przez Archiwum Państwowe.


68-200 ŻARY

tel. (068) 363 47 41

(pieczęć archiwum państwowego)

Znak sprawy:

PROTOKÓŁ KONTROLI ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

 

Urząd Stanu Cywilnego w Łęknicy

Podstawę prawną przeprowadzanej kontroli stanowią: art. 21 ust. 2 oraz art. 28 pkt. 4 ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. Nr 38, poz. 173 z późń. zm.).

I.    Informacje wstępne

1.              Kontrolę przeprowadził(a) w dniu 03.11. 2005 r. mgr Krzysztof Świerzko.. - kierownik. Archiwum
Państwowego w Żarach nr upoważnienia do kontroli FV-407-2/05 w obecności przedstawiciela jednostki
kontrolowanej Wiesława Zielińskiego - zastępcy kierownika USC

2.              Jednostka kontrolowana została utworzona 1955 obecnie kieruje nią Janina Ledzianowska organem
nadrzędnym lub nadzorującym jednostki jest Burmistrz Miasta Łęknicy Jan Bieniasz

3.              Statut, regulamin organizacyjny kontrolowanej jednostki Statut-Uchwała nr VI/25/2005r. Rady Miejskiej w
Łęknicy z dnia 04.04.2003r. Regulamin -Zarządzenie Nr 116/2003 Burmistrza Łęknicy z dn.
29.XII.2003r............................................................................

4.      Zmiany organizacyjne w przeszłości..........................................................................................................

5.              Jednostka kontrolowana jest od 1991 .w stanie-------------

 

6.              Ostatnią kontrolę archiwum państwowe przeprowadziło w dniu 09.10.2002r.

7.              Archiwum zakładowe było także kontrolowane w dniach O7.VI.2OO5r. przez Marcina Filona - stref.
Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji LUW w Gorzowie Wielkopolskim -kontrola problemowa -
całokształt działalności USC za okres 01.01.2000r. - 31.12.2004r.

8.              W jednostce kontrolowanej obowiązują przepisy kancelaryjno-archiwalne uzgodnione z archiwum
państwowym:

 

a)     instrukcja kancelaryjna, wprowadzona zarządzeniem Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dn.
22.12.1999r...................................................

b)     jednolity rzeczowy wykaz akt, wprowadzona zarządzeniem j. w..........................................

c)     instrukcja archiwalna, wprowadzona zarządzeniem................................................................................

d)     inne normatywy kancelaryjno-archiwalne - Prawo o aktach stanu cywilnego [ Ustawa z dnia 24.1ipca

1998r. o zmianie ustaw: Kodeks rodzinny i opiekuńczy, Kodeks postępowania cywilnego, Prawo o aktach

 

 

 

stanu cywilnego, ustawy o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczypospolitej Polskiej oraz niektórych innych ustaw.

II. Ustalenia kontroli

1.               Stosowanie  przepisów  kancelaryjno-archiwalnych,   szczególnie   w   zakresie  poprawności   klasyfikacji   i
kwalifikacji dokumentacji oraz kompletności i regularności przekazywania jej do archiwum zakładowego
prawidłowe

2.               Zbiór dokumentacji

W archiwum zakładowym jest przechowywana: a)   dokumentacja własna:

aktowa:

kategorii „A" w ilości 11.10 mb, z lat 1955-2005

kategorii „B" w ilości............................. mb, z lat.............................

w tym kategorii „BE50" lub „B-50"............................. mb, z lat............................

nierozpoznana w ilości............................. mb, z lat.............................

techniczna:

kategorii „A" w ilości.................. mb,.................. jedn. inw.,.................. jedn. arch., z lat..................

kategorii „B" w ilości.................. mb,.................. jedn. inw.,.................. jedn. arch., z lat.................

nierozpoznana w ilości................. mb,.................. rysunków, z lat..................

elektroniczna na nośnikach magnetycznych i optycznych

kategorii „A" w ilości................. jedn. inw., z lat..................

kategorii „B" w ilości................. jedn. inw., z lat..................

nierozpoznana w ilości................. jedn. inw., z lat..................

kartograficzna

kategorii „A" w ilości................. jedn. inw.,.................. jedn. arch. (arkuszy), z lat..................

kategorii „B" w ilości................. jedn. inw.,.................. jedn. arch. (arkuszy), z lat.................

nierozpoznana w ilości................. arkuszy, z lat..................

audiowizualna

nagrania

kategorii „A" w ilości................. jedn. inw.,.................. czasu nagrań, z lat.................

kategorii „B" w ilości.................. jedn. inw.,.................. czasu nagrań, z lat..................

nierozpoznana w ilości................. pudełek, z lat..................

inne w ilości................. sztuk, z lat..................

fotografie

kategorii „A" w ilości................. jedn. inw.,............ negatywów,........... pozytywów, z lat..................

kategorii „B" w ilości................. jedn. inw.,.................. sztuk, z lat..................

 

 

 

nierozpoznana w ilości.................. sztuk, z lat

inne w ilości.................. sztuk, z lat.................

filmy

kategorii „A" w ilości............ tytułów (tematów),........... sztuk, sztuk mat. wyjś., z lat..................

kategorii „B" w ilości............ tytułów (tematów),........... sztuk, z lat...................

nierozpoznana w ilości........... sztuk, z lat............... ._

inna w ilości........... sztuk, z lat..................

bliższe informacje o zbiorze dokumentacji: są to księgi urodzeń, ślubów i zgonów z lat 1955 - 2005 {
0.63 mb }.oraz akta zbiorcze. Księgi są oprawione. Akta zbiorcze przechowywane w segregatorach {
195 5-2005}.USC              swoją              działalnością             obejmuje               tylko              miasto

Łęknica...............................................................................

b)      dokumentacja odziedziczona po: (należy podać nazwy zespołów akt i daty skrajne, ilość mb, jednostek
archiwalnych lub inwentarzowych, w podziale na kategorię „A" i kategorię „B", a także - jeśli zachodzi
potrzeba — rodzaje dokumentacji, jak w punktach H.2.a)   księgi odziedziczone po USC w Niwicy z lat
1946-1969 w ilości 0.3 mb oraz z Nowych Czapli z lat 1955-1959 w ilości 0.1 mb.

c)      dokumentacja zdeponowana /obca/: (jak w punkcie II.2.b)........................................................................

3.    Zbiór dokumentacji obejmuje ogółem            11.5 mb, w tym**)

kategoria „A"                                  11.5 mb

kategoria „B"                                  ................... mb

w tym:

kategoria BE50                                                   mb

4.              Stan zbioru (skomentować dane zawarte w punktach 2 i 3, w porównaniu ze stanem z poprzedniej kontroli,
określić stan fizyczny zbioru dokumentacji) dobry

5.              Materiały archiwalne podlegające przejęciu przez archiwum państwowe (podać podstawę prawną przejęcia)
obejmują..................... mb, z lat.....................

6.              Stan uporządkowania zbioru dokumentacji (w szczególności układ akt, kwalifikacja do kategorii archiwalnych,
opis teczek, prawidłowość zewidencjonowania i znakowania teczek sygnaturami archiwalnymi, kompletność
materiałów archiwalnych) prawidłowy i kompletny

7.              Dokumentacja przechowywana w archiwum zakładowym była porządkowana w ................. r. po zasięgnięciu

opinii archiwum państwowego Nie przez pracownika w sposób prawidłowy ,

8.    Ewidencja

Jednostka kontrolowana prowadzi następujące środki ewidencyjne:

a)              wykaz spisów zdawczo-odbiorczych Nie,

b)      spisy zdawczo-odbiorcze Tak, w podziale na kategorię „A" i „B" Tak,

c)      spisy materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum Państwowego Nie,

d)              spisy brakowanej dokumentacji niearchiwalnej Nie,

e)      ewidencję wypożyczeń Nie,

f)       inne środki ewidencyjne -program komputerowy z pełną bazą danych..  Skorowidze do ksiąg - 9
sztuk...................................................................................................................

 

9.              Ocena prowadzenia ewidencji: prawidłowa

10.        Miejsca przechowywania dokumentacji poza lokalem archiwum zakładowego...............................................

11.        Udostępnianie akt (terminowość zwrotów akt, stan fizyczny udostępnionych akt) dobry

12.        Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa się nieregularnie, za zezwoleniem archiwum państwowego,
ostatnio nie dotyczy.
                                         ..                 '

Jednostka kontrolowana nie ma zezwolenia generalnego na brakowanie......................................................

13.  Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego miało ostatnio miejsce w.................... r. i

objęło..................... mb, zespołów akt............................................................................... z lat......................

14.  Kierownikiem archiwum zakładowego, osobą odpowiedzialną za jego prowadzenie jest: Janina Ledzianowska,

zatrudniony(a) na pełnym etacie , posiadający(a) wykształcenie średnie oraz nie ukończony w................ r. kurs

archiwalny stopnia...........

W archiwum zatrudnieni są także: na pełnym etacie.............. osoba(y), na pół etatu.............. osoba(y), w innej

formie............ osoba(y), posiadająca(y) ukończony w.............. r. kurs archiwalny stopnia............

15.        Warunki pracy w archiwum zakładowym są:                 , ponieważ: dobre

16.        Lokal archiwum zakładowego (usytuowanie, ilość pomieszczeń, powierzchnia, wyposażenie, zabezpieczenie
przed kradzieżą, pożarem i innymi ujemnymi czynnikami) znajduje w pomieszczeniu biurowym, na piętrze,
zabezpieczony zamkami antywłamaniowymi. Szafy drewniane i szafa pancerna. Wyposażone w sprzęt p.poż

17.        Inne ustalenia kontroli (m.in. oświadczenia przedstawicieli kontrolowanej jednostki udzielane ustnie): nie było

18.        Wykonanie zaleceń pokontrolnych z poprzednio przeprowadzonej kontroli przez archiwum państwowe '

III. Zalecenia wynikające z ustaleń bieżącej kontroli zostaną przekazane odrębnym pismem.

 

                Załączniki:

                Protokół sporządzono w 2 egz.

                Egz. Nr 1                - jednostka kontrolowana

                Egz. Nr 2                - AP w Zielonej Górze

 

                *) niepotrzebne skreślić

                **) wpisać zna „-„ jeżeli brak jest danych

 

Informacje o artykule

Autor:
Zredagował(a): Zieliński
Data powstania: 17.11.2005 13:50
Data ostatniej modyfikacji: 17.11.2005 13:50
Liczba wyświetleń: 882

Artykuły archiwalne

Lp. Tytuł Data modyfikacji Zredagował
 
 
MENU
   
 
LINKI