2005-11-17 13:52:06

Protokół kontroli przez Archiwum Państwowe.


63- 200 ŻARY

 tel. (068) 363 47 41

(pieczęć archiwum państwowego)

Znak sprawy:

PROTOKÓŁ KONTROLI ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

 

Urzędu Miejskiego w Łęknicy

Podstawę prawną przeprowadzanej kontroli stanowią: art. 21 ust. 2 oraz art. 28 pkt 4 ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz. 173 z późń. zm.).

I.    Informacje wstępne

1.               Kontrolę przeprowadził(a) w dniu 03 listopada 2005 r. Teresa Krasowska - st. archiwista Archiwum
Państwowego w Zielonej Górze Oddział w Żarach nr upoważnienia do kontroli IV-407-3/05 w obecności
przedstawiciela jednostki kontrolowanej p. Barbary Smuźniak - inspektora d.s. ogólno- organizacyjnych

2.               Jednostka kontrolowana została utworzona 1990r. obecnie kieruje nią Jan Bieniasz - Burmistrz UM organem
nadrzędnym lub nadzorującym jednostki jest Rada Miejska w Łęknicy

3.               Statut, regulamin organizacyjny kontrolowanej jednostki - statut - uchwała nr VI/25/ 2003 Rady Miejskiej z
dnia 04.04.2003r.

4.               Zmiany organizacyjne w przeszłości............................................................................................................

5.               Jednostka kontrolowana jest od 1999r......................................................................................... w stanie

6.       Ostatnią kontrolę archiwum państwowe przeprowadziło w dniu 10.10.2002r.

7.       Archiwum zakładowe było także kontrolowane w dniach nie było przez

      …………………………………………………………………………………………………………………..

8.       W jednostce kontrolowanej obowiązują przepisy kancelaryjno-archiwalne uzgodnione z archiwum
państwowym:

 

a)     instrukcja kancelaryjna, wprowadzona zarządzeniem nr 1/2002 Burmistrza UM z 03.01.2002r. oraz
zmiany - zarządzenie nr 4/2003 Burmistrza UM z 07.05.2003r....................................................

b)     jednolity rzeczowy wykaz akt, wprowadzona zarządzeniem -załącznik nr 1/2002 do zarządzenia nr 1
Burmistrza UM z 03.01.2002r
.........................................

c)     instrukcja archiwalna, wprowadzona zarządzeniem nie ma....................................................

d)     inne normatywy kancelaryjno-archiwalne.............................................................................................

 

 

 

 

II. Ustalenia kontroli

1.               Stosowanie   przepisów   kancelaryjno-archiwalnych,   szczególnie   w   zakresie   poprawności   klasyfikacji   i
kwalifikacji dokumentacji oraz kompletności i regularności przekazywania jej do archiwum zakładowego akta
kwalifikowane prawidłowo- zgodnie z obowiązującym wykazem akt, kompletne , przekazywane regularnie do
archiwum zakładowego na podstawie spisów zdawczo- odbiorczych , prowadzonych osobno dla akt kat. A i
kat. B .

2.       Zbiór dokumentacji

W archiwum zakładowym jest przechowywana: a)   dokumentacja własna:

aktowa:

kategorii „A" w ilości 6,50 mb, z lat 1990 - 2003

kategorii „B" w ilości 61,00 mb, z lat 1990 - 2004

w tym kategorii „BE50" lub ,3-50" 1,00 mb, z latl990- 2005

nierozpoznana w ilości............................. mb, z lat.............................

techniczna:

kategorii „A" w ilości................. mb,.................. jedn. inw.,.................. jedn. arch., z lat..................

kategorii „B" w ilości.................. mb,.................. jedn. inw.,.................. jedn. arch., z lat..................

nierozpoznana w ilości................. mb,.................. rysunków, z lat..................

elektroniczna na nośnikach magnetycznych i optycznych

kategorii „A" w ilości................. jedn. inw., z lat..................

kategorii „B" w ilości.................. jedn. inw., z lat..................

nierozpoznana w ilości................. jedn. inw., z lat..................

kartograficzna

kategorii „A" w ilości.................. jedn. inw.,.................. jedn. arch. (arkuszy), z lat.................

kategorii ,3" w ilości................... jedn. inw.,.................. jedn. arch. (arkuszy), z lat.................

nierozpoznana w ilości................. arkuszy, z lat..................

audiowizualna

nagrania

kategorii „A" w ilości.................. jedn. inw.,.................. czasu nagrań, z lat.................

kategorii „B" w ilości.................. jedn. inw.,.................. czasu nagrań, z lat.................

nierozpoznana w ilości.................. pudełek, z lat..................

inne w ilości................. sztuk, z lat..................

fotografie

kategorii „A" w ilości.................. jedn. inw.,............ negatywów,........... pozytywów, z lat..................

kategorii „B" w ilości.................. jedn. inw.,.................. sztuk, z lat..................

nierozpoznana w ilości................. sztuk, z lat..................

 

 

inne w ilości................. sztuk, z lat

filmy

kategorii „A" w ilości........... tytułów (tematów),............ sztuk, sztuk mat. wyjś., z lat,

kategorii „B" w ilości........... tytułów (tematów),............ sztuk, z lat..................

nierozpoznana w ilości........... sztuk, z lat..................

inna w ilości.......... sztuk, z lat..................

bliższe informacje o zbiorze dokumentacji:...........................................................

b)      dokumentacja odziedziczona po: (należy podać nazwy zespołów akt i daty skrajne, ilość mb, jednostek
archiwalnych lub inwentarzowych, w podziale na kategorię „A" i kategorię „B", a także — jeśli zachodzi
potrzeba- rodzaje dokumentacji, jak w punktach II.2.a) akta kat. B ( płacowe) z lat 1978- 1990 - 1,50 mb
, akta osobowe z lat 1965 -1990 -1,00 mb oraz księgi meldunkowe kat. B-50 z lat 1945-1975 - 0,70 mb .

c)      dokumentacja zdeponowana /obca/: (jak w punkcie II.2.b).......................................................................

3.   Zbiór dokumentacji obejmuje ogółem         70,70 mb, w tym**)

kategoria „A"                                 6,50 mb

-          kategoria ,3"                                   64,20 mb
w tym:

-          kategoria BE50                              2,00 mb

 

4.       Stan zbioru (skomentować dane zawarte w punktach 2 i 3, w porównaniu ze stanem z poprzedniej kontroli,
określić stan fizyczny zbioru dokumentacji) przechowywane są akta własne z poszczególnych stanowisk pracy
( finansowy, targowiska i parkingów, ogólno- organizacyjny, gospodarki nieruchomościami , infrastruktury
technicznej, inwestycji i remontów oraz Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej ) . Akta kat. A ułożone są na
osobnym regale , dla zgromadzonego zasobu sporządzona jest topografia magazynowa .

5.               Materiały archiwalne podlegające przejęciu przez archiwum państwowe (podać podstawę prawną przejęcia)
obejmują nie ma mb, z lat.....................

6.       Stan uporządkowania zbioru dokumentacji (w szczególności układ akt, kwalifikacja do kategorii archiwalnych,
opis teczek, prawidłowość zewidencjonowania i znakowania teczek sygnaturami archiwalnymi, kompletność
materiałów archiwalnych) akta ułożone na regałach wg poszczególnych stanowisk , prawidłowo opisane - co
do kategorii archiwalnej i zawartości - zgodnie z wykazem akt . Część akt w teczkach wiązanych , część w
okładkach tekturowych i przewiązana tasiemką. Akta zachowane kompletnie .

7.               Dokumentacja przechowywana w archiwum zakładowym była porządkowana w.................. r. po zasięgnięciu

opinii archiwum państwowego Tak przez.......................................................................................................

w sposób prawidłowy,..................................................................................................................................

 

 

 

 

 

8.    Ewidencja

Jednostka kontrolowana prowadzi następujące środki ewidencyjne:

a)      wykaz spisów zdawczo-odbiorczych Tak,

b)      spisy zdawczo-odbiorcze Tak, w podziale na kategorię „A" i „B" Tak,

c)      spisy materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum Państwowego Tak,

d)      spisy brakowanej dokumentacji niearchiwalnej Tak,

e)      ewidencję wypożyczeń Nie,

f)       inne środki ewidencyjne......................................................................................................................

 

9.              Ocena prowadzenia ewidencji: dobra

10.        Miejsca przechowywania dokumentacji poza lokalem archiwum zakładowego nie ma

11.        Udostępnianie akt (terminowość zwrotów akt, stan fizyczny udostępnionych akt) wypożyczane akta są
zwracane terminowo w stanie dobrym

!2. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa się nieregularnie, za zezwoleniem archiwum państwowego,
ostatnio styczeń 2005r..
Jednostka kontrolowana nie ma zezwolenia generalnego na brakowanie......................................................

13.       Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego miało ostatnio miejsce w 1990 r. i objęło
1,20 mb, zespołów akt Urzędu Miejskiego w Łęknicy z lat 1974- 1989

14.       Kierownikiem  archiwum   zakładowego,   osobą odpowiedzialną za jego   prowadzenie jest:   p.   Barbara
Smuźniak, zatrudniony(a) na innej formie, posiadający(a) wykształcenie średnie oraz ukończony w 1987 r.
kurs archiwalny stopnia I

W archiwum zatrudnieni są także: na pełnym etacie nie ma osoba(y), na pół etatu.................. osoba(y), w innej

formie............ osoba(y), posiadająca(y) ukończony w.............. r. kurs archiwalny stopnia............

15.       Warunki pracy w archiwum zakładowym są:                     , ponieważ: dobre - dwa pomieszczenia w piwnicy
budynku , czyste , oświetlone , ogrzewane Jest jeszcze miejsce na regałach na akta .

16.       Lokal archiwum zakładowego (usytuowanie, ilość pomieszczeń, powierzchnia, wyposażenie, zabezpieczenie
przed kradzieżą, pożarem i innymi ujemnymi czynnikami) - dwa pomieszczenia w piwnicy budynku - jedno
30m2 , drugie 14m2 . Odpowiednie zabezpieczenie p. poż. - gaśnica proszkowa i koc azbestowy , drzwi obite
blachą i zamykane na zamek patentowy . Oświetlenie elektryczne , w oknach piwnicznych kraty Jest rezerwna na półkach -. 28 mb.

17.       Inne ustalenia kontroli (m.in. oświadczenia przedstawicieli kontrolowanej jednostki udzielane ustnie):

18.       Wykonanie zaleceń pokontrolnych z poprzednio przeprowadzonej kontroli przez archiwum państwowe - nie
było zaleceń pokontrolnych .

III. Zalecenia wynikające z ustaleń bieżącej kontroli zostaną przekazane odrębnym pismem.

 

Załączniki:

Protokół sporządzono w 2 egz.

Egz. Nr 1         - jednostka kontrolowana

Egz. Nr 2         - AP w Oddz. W Żarach

 

*) niepotrzebne skreślić

**) wpisać znak „-„ jeżeli brak jest danych

 

Informacje o artykule

Autor:
Zredagował(a): Zieliński
Data powstania: 17.11.2005 13:52
Data ostatniej modyfikacji: 17.11.2005 13:52
Liczba wyświetleń: 751

Artykuły archiwalne

Lp. Tytuł Data modyfikacji Zredagował
 
 
MENU
   
 
LINKI